Mỗi quy trình nên xác định rõ mục tiêu, điểm bắt đầu, đầu vào bắt buộc, người xử lý, bước xác nhận, kết quả đầu ra và các trường hợp ngoại lệ.
Trước khi tự động hóa, cần phân biệt chính sách bắt buộc với thói quen đang tồn tại, loại bỏ bước không tạo giá trị và thống nhất thuật ngữ giữa các phòng ban. Sau đó mới thiết kế biểu mẫu, trạng thái, quyền và báo cáo.